Optymalizacja organizacji wewnętrznej firmy w złożonej sytuacji rynkowej, w powiązaniu z koniecznością odzyskania równowagi finansowej, obejmuje z reguły, oprócz innych obszarów, także obszar zatrudnienia. Jako szczególnie istotny, problem ten występuje w tych firmach,
w których koszty pracy mają znaczący udział w całkowitych kosztach wytwarzania. Realizacja procesu optymalizacji w obszarze zatrudnienia jest procesem ważnym nie tylko w aspekcie poprawy efektywności ekonomicznej firmy, ale również w sensie zapewnienia prawidłowych warunków funkcjonowania zespołów i poszczególnych pracowników. Każda bowiem zmiana wywołuje niepokój, niepewność i stres, co przekłada się na efektywność i wydajność pracy pracowników. Chcąc zatem w miarę możliwości pogodzić cel ekonomiczny firmy z indywidualnymi celami poszczególnych pracowników, należy proces optymalizacji zatrudnienia przeprowadzić rzetelnie, w oparciu o metody zapewniające maksymalny obiektywizm, czytelne i zrozumiałe tak dla decydentów jak i dla pracowników.
Podejmując działania optymalizujące w obszarze zatrudnienia trzeba odpowiedzieć na pytanie, jakie metody należy zastosować, aby jak najrzetelniej wskazać miejsca (stanowiska), na których występują rezerwy lub przeciążenia.
Szczegółowy opis metod i technik oraz możliwości ich zastosowania w praktyce można znaleźć w wielu publikacjach. Znacznie mniej publikacji poświęconych jest pomiarowi i normowaniu pracy na stanowiskach nierobotniczych i pomocniczych. Wielu teoretyków, a także praktyków, stwierdza wprost, że jest to trudne, a nawet mało realne. Wynika to z powszechnie przytaczanej opinii, że funkcje (zadania kluczowe) realizowane na stanowiskach nierobotniczych i pomocniczych są w większości przypadków niemierzalne. Opinii tej nie podzielają konsultanci OTREK T&C, bowiem w ich ocenie także prace wykonywane na stanowiskach nierobotniczych lub pomocniczych można w znacznej części zmierzyć, choć pomiar prac np. koncepcyjnych nie jest prosty. Efektem pracy na stanowiskach nierobotniczych i pomocniczych jest zazwyczaj dokumentacja, choć forma jej może być różna. Zespół konsultantów OTREK T&C, wykorzystując dostępne publikacje
i w oparciu o własne praktyczne doświadczenia opracował metodę optymalizacji zatrudnienia, którą nazwano „analizą funkcji”. Proces optymalizacji zatrudnienia z zastosowaniem analizy funkcji powinien być realizowany przez zespół konsultantów zewnętrznych lub mieszanych (wewnętrznych /zewnętrznych), co w zasadzie gwarantuje sprawność i fachowość, obiektywizm oraz zewnętrzne spojrzenie na organizację,
Analiza funkcji, pozwalająca na pomiar obciążenia pracą danego stanowiska pracy polega na:
Podczas prowadzenia badań i analiz ocenia się nie tylko ilość czasu przeznaczoną na realizację każdej funkcji, ale także cechy psychomotoryczne pracownika oraz dodatkowy czas przeznaczony na przygotowanie i zakończenie realizacji określonej funkcji czy zadania kluczowego. Tak przeprowadzona analiza funkcji i zadań pozwala na uzyskania stosunkowo dokładnego pomiaru obciążenia każdego stanowiska pracy. Analizę funkcji można zastosować do jednej komórki organizacyjnej, pionu lub całej firmy. Analiza ta pozwala, poza określeniem rzeczywistego czasu pracy potrzebnego do realizacji wszystkich funkcji i zadań kluczowych przypisanych do danego stanowiska, na eliminowanie czynności zbędnych, a także na dostosowanie struktury organizacyjnej firmy do zakresu i sposobu realizowanych zadań w turbulentnych warunkach rynkowych. Jest to także podstawą do projektowania efektywnej etatyzacji na kolejne lata funkcjonowania firmy.
Metoda ta, mimo że jest pracochłonna, pozwala na stosunkowo szybkie (1 - 2 miesiące) przeprowadzenie badań i analiz i uzyskanie wyników syntetycznych w firmie zatrudniającej na stanowiskach nierobotniczych i pomocniczych od kilkudziesięciu do kilkuset pracowników. Dotychczasowe doświadczenia zespołu konsultantów OTREK T&C
(w ostatnich trzech latach zrealizowano cztery duże projekty w firmach zatrudniających około tysiąca pracowników) pozwalają jednoznacznie stwierdzić, że szczególnie w dużych firmach o złożonej strukturze organizacyjnej występują znaczne rezerwy etatowe w grupie stanowisk nierobotniczych i pomocniczych. Rezerwy te zawierają się w przedziale
14 – 18 % zbędnych etatów, choć w części badanych stanowisk wystąpiły i wykazane zostały także przeciążenia. Wykonane przez zespół badania i analizy a właściwie ich wyniki były prezentowane organom zarządzającym firm oraz organizacjom związkowym funkcjonującym w tych firmach. Ocenione zostały jako wiarygodne i możliwe do wdrożenia. Uzyskały zatem także akceptację społeczną i stały się jedną z merytorycznych podstaw programów optymalizacji zatrudnienia w grupie stanowisk nierobotniczych i pomocniczych. Efektem wdrożenia wyników ww. projektów było z reguły ograniczenie kosztów pracy
i poprawa efektywności funkcjonowania badanych firm.
Opisane powyżej projekty optymalizacji zatrudnienia na stanowiskach nierobotniczych i pomocniczych a także w niektórych przypadkach na stanowiskach robotniczych zespół konsultantów OTREK T&C wykonał m.in. dla KGHM Polska Miedź SA w Lubinie, ENERGA Oświetlenie Sp. z o.o. w Sopocie, HK ArcelorMittal Huta Katowice SA w Katowicach, HK ArcelorMittal Koksownia Zdzieszowice Sp. z o.o. w Zdzieszowicach, Koltram Sp. z o.o. w Zawadzkiem, LPWiK SA w Legnicy, MPWiK SA w Warszawie, Koleje Dolnośląskie SA w Legnicy.
