Opis szkolenia:

Elektroniczny obieg dokumentów ma na celu usprawnienie wymiany informacji przez archiwizowanie oraz wymianę elektronicznych wersji informacji i dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną. Postępująca informatyzacja działania urzędów czy firm wymusza nabycie niezbędnej wiedzy i umiejętności w zakresie właściwego postępowania z e-dokumentacją, organizowania i nadzorowania właściwego jej obiegu wewnątrz instytucji oraz prawidłowego przechowywania i archiwizacji.

Podczas szkolenia przedstawimy:

Zasady przygotowania dokumentacji do elektronicznego obiegu zgodnie
z instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt.

Aktualne uregulowania prawne odnoszące się do tradycyjnego i elektronicznego obiegu dokumentów.

Zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi wytwarzanymi w danej jednostce organizacyjnej.

Proces prawidłowego przechowywania i archiwizacji e-dokumentacji.

Na szkolenie zapraszamy:

Szkolenie kierowane jest przede wszystkim do pracowników administracji publicznej, którzy są zobowiązani do rejestrowania spraw, zakładania i prowadzenia teczek z aktami spraw oraz obsługiwania kancelarii i sekretariatów jednostek organizacyjnych oraz osób odpowiedzialnych za przygotowanie i wdrożenie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

Cena:

Opłata za udział w szkoleniu wynosi 490, 00 PLN + 23% VAT i obejmuje materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, poczęstunek.

Dla Instytucji, które realizują szkolenie ze środków publicznych, cena bez podatku VAT

Opiekun szkolenia:

Halina Skórska

Tel./Fax. 71/356 50 90

email: szkolenia1@otrek.com.pl

                                                                                          pobierz ofertę:

I. Rodzaje współczesnej dokumentacji:

1. Pojęcie dokumentu w polskim prawie.

2. Pojęcie dokumentów elektronicznych w prawie publicznym i prywatnym.

3. Pojęcie dokumentów generowanych elektronicznie.

4. Rodzaje dokumentów elektronicznych.

5. Rodzaje dokumentów generowanych elektronicznie.

6. Czynności związane z poświadczaniem za zgodność z oryginałem dokumentów elektronicznych oraz tradycyjnych (papierowych).

7. Pojęcie i rodzaje odwzorowań cyfrowych.

8. Obowiązki pracowników organów administracyjnych dotyczące dokumentacji stanowiącej odwzorowania cyfrowe.

9. Informatyczne nośniki danych stosowane przy dokumentach elektronicznych.

10. Przetwarzanie dokumentów elektronicznych.

11. Udostępnianie dokumentów elektronicznych.

12. Ochrona prawna dokumentów elektronicznych.

13. Formaty danych kreujące dokumenty elektroniczne.

14. Systemy teleinformatyczne stosowane przy wymianie dokumentacji elektronicznej

15. Rodzaje środków komunikacji elektronicznej służących realizacji obowiązków wymiany dokumentów elektronicznych.

16. Minimalne wymagania technologiczne dotyczące wymiany dokumentów elektronicznych za pomocą systemów teleinformatycznych.

17. Minimalne wymagania technologiczne dotyczące wymiany dokumentów elektronicznych zawartych w rejestrach publicznych.

18. Korespondencja elektroniczna (poczta elektroniczna).

II. Dokument elektroniczny-szczegółowa analiza problematyki:

1. Pojęcie i cechy dokumentów elektronicznych.

2. Rodzaje dokumentów elektronicznych.

3. Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych.

4. Postępowanie z dokumentami elektronicznymi.

5. Pojęcie i cechy formularzy elektronicznych.

6. Archiwizacja dokumentów elektronicznych.

7. Archiwizacja dokumentacji w postaci elektronicznej.

8. Stosowanie podpisu elektronicznego podczas wymiany dokumentów elektronicznych, ze szczególnym uwzględnieniem:

• Obowiązków prawnych stosowania podpisu elektronicznego;
• Rodzajów podpisów elektronicznych;
• Zastosowania podpisu elektronicznego w ramach tzw. „Zaufanego profilu" na platformie ePUAP;

III. Instrukcja kancelaryjna:

1. Podstawy prawne instrukcji kancelaryjnej.

2. Analiza problemów stosowania nowych instytucji prawnych:

• Przedstawienie nowej siatki pojęć i terminologii dziedziny;
• Metody interpretacji prawniczej w nowej przestrzeni prawnej;
• Szczególne cechy i wymogi elektronicznych postępowań administracyjnych;

3. Obieg akt:

1. Zasadnicze etapy obiegu dokumentacji;

2. Zasady przyjmowania i przesyłania wpływów;

3. Odbiór korespondencji przychodzącej;

4. Rejestrowe i znakowanie pism lub spraw;

5. Formy załatwiania spraw;

6. Podpisywanie pism;

7. Terminy załatwiania spraw;

8. Przechowywanie akt bieżących;

9. Tryb przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego;

IV. Czynności kancelaryjne dokonywane w ramach systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

1. Omówienie zasadniczych pojęć dot. EZD.

2. Analiza mechanizmów i procesów EZD.

3. Szczegółowe przedstawienie etapów obiegu dokumentów w ramach EZD.

4. Aspekty technologiczne EZD, w szczególności:

• Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą;
• Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą;
• Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędących przesyłkami;
• Struktura metadanych opisujących sprawę;
• Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych.